Одно из важнейших требований современной жизни – быть успешным, это значит сделать карьеру, построить отношения, иметь интересное хобби и широкий круг друзей. Только все это требует времени, и чем лучше мы хотим справляться с каждой из задач, тем больше времени нам потребуется. А время, как известно, величайшая ценность. Для тех, кто пытается успеть все и правильно организовать свое время, разработана специальная технология – тайм-менеджмент, способ управления собственным временем.
Основа тайм-менеджмента – это планирование. При правильно распланированном времени, человек успевает сделать все задуманные проекты. Лучше всего планировать на бумаге, тогда у вас есть реальная картина перед глазами, которая не даст сбиться с пути. Планирование в мыслях аналогично построению воздушных замков, которые могут разрушиться от любого дуновения. Как показывает практика, составленный список увеличивает производительность труда на 25-30%. Со списком необходимо работать, добавляя в него новые пункты и вычеркивая выполненные. Правильно составленный план распределен от большего к меньшему, от долговременных планов к кратковременным. У каждого плана должен быть точный срок, а сложные задачи необходимо разбить на несколько мелких, так их решить будет гораздо легче.
Расставить приоритеты. Специалисты рекомендуют обозначить важность задач с помощью букв алфавита. Тогда первостепенная задача получает статус А, затем идет статус Б и так далее, То что обозначается буквой Д уже не так важно и, возможно, на эту задачу вообще не стоит тратить время.
Начинать следует с решения первостепенных задач, и только завершив одну, приступать к следующей.
Все вопросы делят на 4 группы согласно методу Эйзенхауэра:
Первыми идут дела срочные и важные, их необходимо решать сразу, чтобы в дальнейшем не возникало проблем.
Вторая группа – вопросы важные, но не срочные. Их можно ненадолго отложить, но лучше не увлекаться этим процессом иначе они превратятся в первую группу.
Третья группа: срочные дела, но не важные. Они отнимают много времени, но обычно имеют низкую эффективность. Поэтому на них не следует сосредотачиваться, чтобы не потерять время впустую.
И четвертая группа – дела не срочные и не важные. Их можно без колебаний вычеркивать из списка.
Еще один важный прием тайм-менеджмента – первым делом выполнить самую неприятную и сложную работу. Откладывая решение нежелательной задачи вы только нагнетаете эмоциональное напряжение, весь день помня о невыполненном деле. Ваша производительность падает, а решение задачи придется на последние минуты, когда качество работы будет значительно ниже.
Не забывайте отказываться от задач, которые не соответствуют вашим планам и способны им помешать. Будьте корректны и вежливы, но говорите твердое «нет».
Организация рабочего места тоже важный показатель эффективности использования времени. Найти необходимый документ гораздо легче там, где царит порядок, а для каждой вещи и мысли существует свое место. Канцелярские магазины предлагают множество самых разнообразных способов организации рабочего места, выберите наиболее удобные для вас и используйте для работы. Все лишнее и ненужное без колебаний выбрасывайте в мусорную корзину, не копите ненужную информацию, для важных записей существуют ежедневники, все что нужно, должно быть записано в них.
Если накопилось сразу много дел, не поддавайтесь панике, сделайте несколько глубоких вздохов и скажите себе: « Я могу только то, что могу», а затем составьте список первостепенных задач. При этом постарайтесь соблюсти принцип равновесия, оставляя время не только на работу, но и на отдых и на общение с близкими. Ведь какой смысл строить карьеру, если мы не можем воспользоваться ее плодами.
Светлана, www.poznaysebia.com
