Многие ошибочно полагают, что тайм-менеджмент – это некая философская область знаний, интересная только для общего развития. На самом деле, навыки управления временем помогают решить множество проблем. Так, например, с помощью практики тайм-менеджмента можно сделать свой рабочий день намного более продуктивным, научиться не опаздывать и все успевать.
Первое, что нужно знать, чтобы структурировать свое рабочее время, это ваши собственные биологические часы. Если вы «сова», привыкли поздно ложиться и вам трудно рано вставать, то понятно, что время вашей рабочей активности придется на вторую половину дня. А «жаворонкам» легче работается до обеда.
Немаловажно правильно расставить приоритеты – что для вас важнее, сделать в течение рабочего дня. То есть, надо составить список задач. Одна из теорий тайм-менеджмента рассказывает, как правильно систематизировать свои задачи. Так к первой категории относятся срочные и важные дела. Это именно то, что необходимо сделать сегодня, и что имеет самое большое значение для вашего завтра. Речь идет, например, о переговорах и сделках, которые принесут компании большую прибыль и обещают долгосрочное сотрудничество.
Следующая категория – «важное, но не срочное». Сюда относятся дела, которые станут срочными уже завтра, но они при этом значимы. Например, подготовка к той же завтрашней выгодой сделке, или правка дипломной работы за неделю до сдачи, подготовка к экзамену и тому подобное. К этой же категории можно отнести осуществление планов на будущее: подготовка проектов, планирование отпуска, даже поиск новой работы. И еще – «золотые полчаса» – время для осуществления своих мечтаний. Это определенное количество времени в день на накопление знаний, чтения необходимой литературы, первых шагов на пути к осуществлению задуманного.
Третья категория – «срочное, но не важное». Предварительные встречи, звонки, оформление договоров, просмотр корреспонденции. Все, что можно отнести к понятию «задел на будущее». И последнее – «не срочное и не важное» – рутина.
При планировании дня нужно определить и запреты. Откинуть все, что будет мешать работе. Просиживание в социальных сетях, досужные разговоры, бардак на столе. Нужно убрать все, что «съест» ваше время. Но отказать себе во всех маленьких радостях трудно. Потому можно оставить эти дела на час отдыха. Превратите соблазны в «пряники». Небольшими передышками можно разбавлять свой график и вознаграждать себя за выполненные пункты дневной программы.
А теперь рисуем план на день. Час до работы: подъем, сборы, завтрак. Пока руки выполняют привычные дела, голова свободна. И можно мысленно как раз и составить план на день. Или занять себя во время завтрака, и пока стоишь в «пробке», прочтением новостей, просмотром почты и прочими мелкими делами или радостями. Теперь рабочее время: восемь часов с перерывом еще в час. Этот час важен – не оставляйте себя без отдыха, это снижает трудоспособность.
Первые четыре рабочих часа. Если вы «сова», займите себя первый час рутиной, еще полтора посвятите срочным, но не важным делам. После обеда – выполните основную задачу дня и остаток рабочего времени посвятите делам важным, но не срочным. «Золотые полчаса» станут приятным завершением трудовых будней. Для «жаворонков» – все важное и срочное до обеда, рутина и несрочное на вечер.
Никогда не планируйте на день больше одного важного и срочного дела. Просто не успеете и не справитесь. И не забывайте в своих планах делать «поправку на форс-мажор». Никто никогда не знает, что может случиться, как повернутся события. Оставляйте себе время на непредвиденные обстоятельства.
Светлана, www.poznaysebia.com
