Сегодня на просторах интернета можно найти достаточное количество статей с советами и приемами для быстрой работы с электронной почтой. С чем связана такая популярность данного вопроса? Каждый из нас в меньшей или большей степени вынужден по роду своей работы бороться с наводняющими почту электронными письмами. Получается ежедневно это нехитрое занятие отнимает значительную часть драгоценного времени, а систематизировать и навести порядок так и не выходит.
Не отчаивайтесь, 6 советов, описанных в этой статье, помогут вам значительно быстрее работать с электронной почтой.
1. Разгрузите входящую корреспонденцию
Смысл этого совета очень прост: чем меньше входящей корреспонденции приходит вам на мейл, тем незначительнее время, которое нужно потратить на обработку почты. Поэтому различные оповещение из социальных сетей лучше отключить, если они не имеют для вас большого значения и важности. Обычно такие письма не предполагают ответа и только занимают места и отнимают много времени.
2. Фильтры помогут сконцентрироваться
В настройках почты можно установить определенные параметры, по которым ваша корреспонденция будет фильтроваться и попадать в нужные папки. Например, это могут быть новостные рассылки, статьи, которые вы читаете. Все это обычно не требует незамедлительного просмотра и тем более ответа. Попадая в нужную категорию сообщения такого рода не будут отвлекать вас от более важных и срочных писем.
3. Определите время для работы с электронной почтой
Прием как фиксированное время для обработки электронной почты уже не раз доказывал свою эффективность. Попробуйте работать с электронными письмами два раза в день: первый раз где-то за полчаса до обеденного перерыва и затем еще один раз перед окончанием рабочего дня. Весь эффект заключается, в том, что вы уже достаточно проголодались и хотите поскорее или пообедать, или поужинать. Это не даст бесцельно просматривать почту, а наоборот ускорит процесс. К тому же такой прием исключит эффект «чата». Это происходит, например, таким образом: получая письмо сразу отвечаем на него, через пять минут опять получаем запрос от того же человека, снова отвечаем. Спустя еще десять минут получаем новое сообщение уже по другой теме, но от того же человека. Продолжаться это может до бесконечности. Если же использовать прием, описанный ранее, можно сослаться на обеденный перерыв или конец рабочего дня, тем самым избежав бесцельной переписки.
4. Чем короче, тем лучше
Мы все еще со школьных времен знаем, что краткость очень полезное качество. Старайтесь отвечать кратко и понятно. Чем короче ваш E-Mail, тем незначительнее затраченное время и ваши усилия. Если письмо содержит срочные и важные вопросы, требующие времени и разъяснений, то целесообразнее будет переговорить по телефону или при личной встречи.
5. Чек-лист при ответе на письма
Что бы не держать все важные моменты в голове, будет полезно иметь под рукой чек-лист при написании E-Mail:
• Предложения коротки и понятны
• Абзацы после 2-3 предложений (благодаря этому улучшается читабельность)
• Текст не содержит встречных вопросов
• Только для определенного адресата. От большого количества, человек, которые получат одно письмо вы получите множество вопросов и ответов
• Отрицательный ответ сформулирован четко и не содержит открытых вопросов.
6. Текстовой шаблон
При ответе на электронные письма используйте уже заранее подготовленные формы, например, приветствия и стандартных ответов. Это позволит значительно сэкономить время.
Использование этих несложных рекомендаций поможет организовать продуктивную обработку электронной корреспонденции.
